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職員用ウェブメール(メールの移行)

メールの移行

  所属が移動になり係等のメールを次の担当者に移行したい場合、Outlook on the webではフォルダーのアクセス権を別のアカウントに付与することで係メール等の内容を移行することができます。職員番号が変更になったり、氏名が変更になったりして、メールアドレスが変わった場合も同様の方法でメールを移行することができます。

 ここでは、前担当者(aidai.hanako.mj)のメールフォルダー(旧ファイル)を新担当者(a999999a)のメールフォルダー(移行用)に移行する方法をご紹介します。

注)アクセス権の付与は、間違えると意図しない相手に自分のメール内容を見られてしまいますので、設定は慎重に行ってください。

 

1.前担当者(aidai.hanako.mj)のフォルダーに新担当者(a999999a)のアクセス権を付与する設定

・ルートフォルダー「V フォルダー」にカーソルを移動して右クリックして、「アクセス許可」をクリックしてください。

 

・新規にアクセス許可を設定するため「+」をクリックします。

・新担当者(a999999a)を設定します。アドレスを入力するとリストが表示されますので、クリックします。

 

・「追加」をクリックします。

・アクセス許可レベルを選択して、「OK」をクリックします。

・a999999aが所有者となります。

・同様に共有したいフォルダー(旧ファイル)を選択して新担当者(a999999a)にアクセス権を付与します。

 

2.新担当者(a999999a)のメールフォルダに共有フォルダーとして設定

・新担当者(a999999a)のメールで共有フォルダを追加します。自分のルートフォルダーを右クリックして、「共有フォルダーの追加」をクリックしてください。

・前担当者(aidai.hanako.mj)を設定します。アドレスを入力するとリストが表示されますので、クリックします。

・「追加」をクリックします。 

・前担当者(aidai.hanako.mj)のフォルダが共有されます。

 

 

・必要なメールを選択して右クリックで「コピー」で移行先のフォルダーを選択すると、メールが新しいフォルダーにコピーされます。

 

3.移行終了後のアクセス権の削除

・作業終了後、新担当者(a999999a)は共有フォルダを削除してください。

 

・前担当者(aidai.hanako.mj)は当該フォルダーとルートフォルダーのアクセス許可を削除してください。