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全学メール使用上の注意

全学メール使用上の注意

1)メールの情報倫理に関する注意

・教育研究・業務関連目的以外の使用はしないでください。
・相手のアドレスを十分確認して、メールを送信してください。
・複製する文書や転送する他人のメールについては、その著作権の考慮や相手に同意を得てください。
・必要のないメールは削除したり、外部メモリに保存するなどメールの整理を行ってください。
・メーリングリストに参加する場合は、本当に必要かどうか検討してから参加するようにしてください。また、退職等でメールアドレスが使用できなくなった場合は、必ずメーリングリストから削除してもらうよう手続きを行ってください。
・チェーン・メールを送らないでください。(チェーン・メールとは、幸福の手紙(不幸の手紙)のように不特定多数の人に同じ内容を転送することを要請する内容の手紙です。)
・多くの人に同時に送る場合、「宛先」や「CC」を使うと、受け取った人にメールアドレスがすべて見えてしまいます。受信者アドレスを明確にする必要がない場合は、「BCC」を使うことをお勧めします。
・メールには署名をつけるようにしてください。署名には、本名(送信者の氏名)に加えて所属(又は肩書き)等も付記して送信者を特定できるようにしてください。

2)システム上の注意

・大きいサイズのファイルを送る必要がある場合には、ファイルの圧縮及びOneDrive等、他の手段も必ず検討してください。
・多数の相手にメールを送信する場合、システムの負荷となりますので、添付ファイル付きのメールを送信することは、ご遠慮ください。
・送受信できるメールの容量は25MBです。
・メールサーバには不要なメールはなるべく残さないようにしてください。容量が50GB以上になるとメールが届かなくなります。

3)セキュリティ上の注意

・添付ファイルは、安易に開かないでウィルスに感染していないか確認してください。
・インターネットカフェなどに設置された不特定多数が使用する端末からのログインは、ご遠慮ください。
・漏えいにより個人の権利が侵害され又は本学活動の遂行に支障を及ぼす恐れがある情報については、メール以外の手段でのやりとりを検討してください。
・パスワードの管理は十分に注意してください。定期的にパスワードを変更することをお勧めします。